Sånn gjennomfører du et sikkert arrangement

Woohoo! Det er åpnet for arrangementer på offentlig sted med opptil 50 deltakere, og forhåpentligvis også 200 fra midten av juni.

Event-hverdagen åpner gradvis, og da er vi mange som skal lage uforglemmelige publikumsopplevelser under et nytt regelverk. Vi har prøvd å koke ned hva retningslinjene betyr for deg som skal arrangere selv eller jobber i byrå.

 

 

Aller først – hvem er ansvarlig?

Nytt av de siste retningslinjene er at det være en ansvarlig arrangør, men det stilles ingen spesielle krav til hvem denne er. Det må eksempelvis ikke være et byrå. Du står fritt til å være ansvarlig arrangør for eget arrangement, men det stiller to viktige krav til deg; 1) du må vite hvem som er tilstede, og 2) du er ansvarlig for at rådene om avstand og smittevern følges.

 

I disse tider er det ekstra viktig å være særlig eksplisitt i invitasjoner og på nettsider om hvem ansvarlig arrangør er, selv også om «vert» og ansvarlig er samme aktør.

 

Et nytt risikobilde

Bransjen har lang erfaring med sikkerhet på vegne av publikum og det tekniske, men nå må vi sidestille dette med smittevern. Den største forskjellen er at smitten er usynlig, så man vil jo aldri kunne se at «ulykken» inntreffer slik som andre hendelser. Altså blir det kanskje ekstra viktig å være sikker på at tiltakene følges. En risikovurdering varierer i kompleksitet, men brytes som regel opp i forebyggende tiltak og håndterende tiltak. Dette gir trygghet til publikum, men også for de som er på jobb.

 

Når det er sagt, så opplever vi at bransjen både har kompetansen og erfaringen til å håndtere dette på en meget bra måte. Henning Andersen er sjefen for X-games i Norge og vant med risikostyring. Vi synes han treffer godt her:

 

«Vi har noen av verdens ledende eksperter på crowd management i Norge som nå går ledige fordi alle festivaler er kansellert. I tiden fremover vil de kunne bidra til å planlegge for gjennomtenkte transport- og ankomstløsninger, organisering av kø, innslipp/utslipp, tidskoder, soner, publikumseksjoner og seteplassering på andre typer eventer. Med en god plan og tilgjengelig kompetanse er et event en bedre arena for smittevern enn et kjøpesenter.»

 

Hvilket lokale passer nå?

Inntil videre er det lov med arrangementer opptil 50 personer, noe som inkluderer personell. Arrangementet må også skje på offentlig sted, så du kan ikke arrangere i privat hjem eller i bedriftens egne lokaler. Nå er det viktigere enn noen gang å sørge for hygienefasiliteter i forhold til antall mennesker, heller litt for mye enn lite. I tillegg må du nå ha isolasjonsmulighet, det vil si et lukket rom der du kan plassere deltakere som skulle kjenne seg syke.

Det er tydelig at vi trenger mer plass enn tidligere når publikum må holde avstand på minst 1 meter. Det er enklere å ha kontroll hvis publikum er sittende, men mingleområde og inngangsparti må være enda mer romslig. Alternativt kan man mingle utendørs og deretter sluse deltakerne inn. Med endringen som er forespeilet fra 15. juni og krav til 1 meters avstand, så vil du trenge minimum 400 kvm til 175 sittende deltakere i konferanse, uten scene og teknikk i beregningen.

 

God informasjon og registrering i forkant

Informasjon til deltakerne blir ekstra viktig nå, særlig at man 1) ikke kommer dersom man kjenner selv milde symptomer eller er usikker på om man er frisk, at man 2) opplyser om krav til avstand og generelle hygieneråd og 3) gjør en personlig vurdering dersom man har en underliggende sykdom. I tillegg ville vi også oppfordret alle deltakere om å laste ned appen Smittestopp.

Som ansvarlig arrangør må du vite hvem alle er, noe vi mener betyr at alle deltakere og personell må registrere seg ved navn, e-post og mobilnummer.

 

Påmelding i forkant må være standard. Dette gir større kontroll på antall deltakere, at du får tid til å informere skikkelig om smittevernregler, og at det blir minst mulig trengsel ved inngangspartiet. Etter arrangementet er det viktig at deltakerlisten (husk å fjerne de som ikke kom) blir tatt vare på, slik at man kan gjøre smittesporing mer effektivt om noe skulle skje. Her må du samtidig huske på personvern.

 

Eventet er i gang!

Underveis i arrangementet er det særlig viktig å minne deltakerne om smittevern. Vanligvis informeres publikum om rømningsveier og hva man skal gjøre dersom man må evakuere lokalet. I dag passer det fint å minne deltakerne om tiltakene mot smittevern. Som ansvarlig arrangør bør du ha dedikert personell som passer på avstand mellom deltakerne. Dette mener vi bør være ekstra personell siden verter og annet støttepersonell ofte blir opptatt med andre gjøremål. FHI har også laget ferdige plakater som det er lurt å henge ved inngangspartier, mat- og drikkestasjoner og toaletter.

Lokalet må selvsagt rengjøres før og etter arrangementet, men i tillegg bør alle berøringsflater vaskes med desinfiserende midler regelmessig under arrangementet, eksempelvis før og etter publikum forflytter seg. Alle deltakere må ha tilgjengelig håndvask med såpe. Papirhåndklær bør være standard, samt desinfiserende midler ved inngangspartier, i rom der mange oppholder seg og på toaletter.

Mange av nevnte tiltak er allerede innarbeidet som standard for en hel bransje; ROS-analyser, publikumsflyt og deltakerhåndtering blant flere, men i tiden fremover blir dette viktigere enn noen gang. Vi er en hel bransje som ser frem til å jobbe igjen, og vi er helt trygge på at morgendagens arrangementer, uavhengig størrelsen som gjelder, vil bli sikre, trygge og like uforglemmelige publikumsopplevelser som før. Vi gleder oss!

 

Av: Gjermund Hellan og Jahn Erling Øverli, JCP Nordic.

Fotokredit: Xynteo