Hva er nytt i Teams fra april og mai - effektive møter

Teams er Microsoft sin raskest voksende tjeneste, og et samarbeidsverktøy som mange tar i bruk i disse dager.

 Før vi kommer med noen tips til hvordan man holder effektive møter i Teams og nyheter for april-mai, vil vi fortelle kort om plattformen.

Hva er Teams?

Teams er en komplett løsning for chat og nettmøter, og gjør det enkelt å samarbeide med integrerte apper som for eksempel Word, Excel og PowerPoint. Det er uendelig mange muligheter i Teams. En av dem er å opprette ulike kanaler, som kan brukes til kunnskapsdeling for ulike avdelinger i bedriften. Plattformen brukes ofte til å sende en rask beskjed til en kollega eller ha korte samtaler om et emne. Plattformen gir mer fleksibilitet i arbeidshverdagen, da en ikke trenger å være i samme rom for å samhandle. En felles plattform er viktig, her kan de ansatte spille hverandre gode.

Utvider antall virtuelle fjes i møter
Den nye normalen er virtuelle fjes til fjes møter, og nå er det viktigere enn noen gang at du føler deg koblet til de du har møter med. Microsoft har derfor valgt å utvide antall fjes du kan se i et Teams-møte, fra 4 til 9. Denne nye opplevelsen optimaliserer for deltakere som har aktivert video og plasserer de gjenværende lyddeltakerne nederst på skjermen. For å gi en god lyd- og videokvalitetsopplevelse, vil oppsettet tilpasse seg, basert på brukerbåndbredden og endre antall videoer som vises for å gi den beste møteopplevelsen. Funksjonen har akkurat begynt å rulle ut, så hvis du ikke har fått funksjonen ennå, kommer den snart til deg. Det kan ta opptil et par uker før alle brukere av plattformen har funksjonen.

Rekk opp hånda
Flere har opplevd at det er vanskelig å ta ordet i et Teams-møte, at det fort er noen som snakker i munnen på hverandre. Dette har Microsoft gjort noe med og lanserer nå en “rekk opp hånda”-funksjon. Denne funksjonen gjør at deltakere i møte kan trykke på denne knappen om de ønsker å få ordet eller vil komme med et innspill til det møteholder snakker om. Det vil dukke opp et ikon av en hånd (se bilde over for illustrasjon) i ruten til personen som rekker opp hånden. Deltakerne vil også få opp en liste over hvilken rekkefølge møtedeltakerne rakk opp hånda i, slik at den som først trykte på knappen får ordet.

 

Bakgrunneffekter
La fokuset være på deg, og ikke det du måtte ha i bakgrunnen av deg. Microsoft har videreutviklet “uklar”-effekten og tilbyr nå bakgrunnsbilder under møter. Den nye funksjonen lar møtedeltakerne tilpasse videobakgrunnen sin fra en liste med forhånd utvalgte bilder eller fra bilder du selv har lastet opp.

Avslutt møte for alle deltakere
Møtearrangører kan nå avslutte møtet med et trykk på en knapp. Innenfor møtekontrollfeltet vil bare møtearrangører se et element som sier “avslutt møte”. Alle deltakere forlater møtet når arrangøren velger denne knappen. Dersom møte blir ferdig litt tidligere enn det i utgangspunktet var satt opp til eller at dere har et møte med veldig mange deltakere, vil det nå være enklere for møteleder å avslutte møte for alle deltagende.

Opptak av 1:1 samtaler
Nå kan du enkelt ta opp 1:1-samtalene dine akkurat som du allerede kan for møter. Velg alternativet for å spille inn og deltakerne vil bli varslet på skjermen deres om at et opptak har begynt.

Kilde: Microsoft

8 tips for å holde effektive møter i Teams

1. Samhandle med personer i og utenfor selskapet
Det er enkelt å arrangere møter i Teams. Om du skal gjennomføre et internt møte velger du “Nytt Teams-møte” i Outlook. Om du ønsker å ha med noen eksterne, legger du til e-postadressen og Teams tar hånd om resten, som å sende ut invitasjon og instrukser om hvordan gjesten blir med i møtet.

 2. Mulighet til å ringe inn til et møte
Om du befinner deg i en situasjon hvor du ikke har internett eller er på farten, har du muligheten til å ringe inn til et møte fra telefonen din.

 3. Ha kontroll på møter med kalender rett i Teams
Når det kommer til å definere roller og tillatelser for deltakere i møtet, har du som møtearrangør mange alternativ. Du kan for eksempel velge å aktivere en møtelobby, hvor møtearrangører velger når og hvem som skal tas inn i møte. I tillegg kan du blant annet utpeke hvem som kan få presentere, snakke, og starte/stoppe innspillinger.

 4. Kamera gjør at en kan se hverandre selv om en ikke er i samme rom
Om man ikke har mulighet til å møtes, er det nest beste å ha videomøter. Oppfordre alle i Teams-møte til å slå på video. Om du sitter på en lokasjon hvor det kan være en del bakgrunnsstøy, anbefaler vi å gjøre bakgrunnen uskarp. Dette kan både gjøres når du går inn i møtet, eller midt under møtet.

 5. Del bare det du ønsker skal deles
Når du deler skjermen din i et Teams-møte, har du mulighet til å kontrollere hva andre kan se. I noen tilfeller trenger du kanskje å vise hele skrivebordet, i andre tilfeller holder det kanskje at du kun deler et bestemt vindu.

 6. Alle kan skrive på “whiteboard” sammen
Selv om dere ikke sitter i samme rom, betyr ikke det at dere ikke kan brainstorme på en tavle. Microsoft Whiteboard er integrert i hvert Teams-møte, og det tillater ale møtedeltagere til å tegne på en tavle, enten med berøring eller med mus.

 7. Få med deg møte, selv om du ikke kan være med akkurat når det foregår
Det er fullt mulig å spille inn møter i Teams. Noen ganger er man dobbeltbooket, andre ganger kommer man for sent i møte. Ved å ta opptak av møtet, blir det sendt en link i chatten, slik at man kan se på møtet i ettertid. Er møte på engelsk har man også muligheten til å søke i møtetranskriptet og hoppe rett inn på et valgt tidspunkt. Foreløpig funker teksting av møter kun om man snakker engelsk.

 8. Godt utstyr gjør at du blir sett og hørt i møtene
Vi har alle vært i møter hvor man har hatt problemer med enten lyd eller kamera. Det fins en rekke sertifiserte Teams-enheter som er laget for å sikre at du blir sett og hørt på en god måte.

 

Kilde: Braathe Gruppen